某購物中心聘請了一位職業經理人，這位經理人清楚地知道，要想提高公司業績，最重要的事情是與各家承租商建立良好的關係。然而，經過調查，他發現，公司員工用於這項重要工作的時間實際不到5%，因為有太多瑣事牽扯了他們的精力，例如開會、打電話、寫報告等，他們每天都忙碌得疲憊不堪，卻收效甚微，與各家承租商之間的溝通也僅限於收賬或協商分攤廣告費等隻會讓雙方關係更加緊張的事情。事實上，各家承租商也非常希望能夠與購物中心建立良好的關係，希望管理者能夠幫助他們解決問題，而不是在雙方之間建立矛盾。這位經理人在了解了情況之後，立即決定調整工作方向，將員工三分之一的工作時間用於改進與承租商之間的關係。此後一年多的時間，該購物中心的業績提高到了原先的4倍之多。
很明顯，該購物中心的員工此前隻顧忙於做緊急而瑣碎的事情，而忽略了最重要的事情。
從理性的角度講，做要事和做急事之間正確的選擇應當是前者，但在實際工作和生活中，人們常常容易偏離這個原則。但要想成功做好一件事，做好工作，這個原則必須遵守，這就要求在每項工作開始前，首先明確當前最重要的事是什麽，應當將精力重點放在哪裏。隻有分清主次，才能有效地開展工作，具體地說要注意以下幾點：
1.明確自己長遠的目標
在工作中，每個人都擔負著一定的責任，有的責任大些，有的看似小些，有的工作很顯赫，有的很平凡，但無論怎樣，這都是當下的情形。我們的目光不要僅僅盯在當下，而是要著眼長遠，那就是我們的將來是什麽樣子，未來的藍圖是什麽樣子。這個長遠目標一旦確立，我們就要拋棄一切與之無關的東西，朝著既定的目標努力。
2.現在我要做什麽
事情有緩急之分，還有需要與否之分，這些都要明確。我的任務是什麽，哪些必須做，哪些必須由你來做，這也是要明確的。必須做的事情，不一定要由你親自來做，你可以交代給別人做，你負責監督即可。
3.什麽樣的事情給我的回報最高
人的精力是有限的，應該把有限的精力投入到對自己回報最高的事情上。所謂回報最高，就是高人一等之處。帕累托定律告訴我們什麽才是最具戰略性的眼光，就是把80%的時間和精力用在最高回報的事情上，餘下的時間和精力放在其他事情上。
4.要明確做哪些事情能給自己以滿足感人們一般會認為最高回報的事情所帶來的滿足感自然也最大，但事實是並非所有的事情都如此。不管你是什麽人，社會地位如何，都需要通過做事使自己得到滿足和愉悅，隻有這樣，生活才是充實的，生命才是充滿活力和情趣的。
明確這四個方麵的問題，並使之兌現於我們的工作和生活中，才不至於在紛繁的生活和工作中窮於應對，才能讓自己真正獲得工作的成功和生活的樂趣。
時間管理的“四象限法則”
我們每天麵對的事物紛繁雜陳，對這些事物如果做一番歸類，就大致可以劃分為四個象限，通過這樣的歸類，複雜的事物就會變得清晰起來。
第一象限：重要且緊急的事情
“緊急”意味著需要立即著手去做，“重要”則意味著對個人或團隊有著重大影響。這一象限會涉及很多事情，例如公司會議急需的報告、客戶打來的投訴電話、明天就到期的信用卡賬單、家人突然出了意外事故等。這些事情又緊急又重要，你必須立即放下其他所有事情，把全部精力投入到這些事情中。如果你一再拖延，隻會讓事情變得越來越急，最終讓你陷入被動和焦慮。
對你來說，這是最重要的環節，一定要緊緊抓住，因為它關係到你目標的實現，和你的生活密切相關。與其他事情相比，你都要做優先的考慮和實施。這個問題解決了，其他事情才能順利進行。
第二象限：重要但不緊急的事情
這一象限中的事情雖然不如第一象限那麽緊急，但是它關係到個人的長期發展。它涉及你的理想、學習計劃、職業規劃等，例如學習一項技能、培養一種習慣、進行形象管理、閱讀幾本書籍等。這些事情對你的人生意義重大，但是你通常都會給它們安排充足的時間，因此你可以在一定時間內進行變通。然而，倘若你每天隻追趕瑣碎而不重要的事情，那麽就會因沒有精力而一再拖延這些重要的事情，到了某一時刻，這些事情就被迫從第二象限轉入第一象限，讓你措手不及，壓力劇增。
如何對待雖然重要卻並不急迫的事情，這是對我們的一個考量，反映了一個人對人生、工作目標和進程的判斷能力。許多人對此是有所認識的，但僅僅因為“不緊急”，因而有所放鬆警覺，比如那些關於道德品質的培養、身心健康的關注、情感意誌的陶冶等，這些看起來不著急，就一天天地拖了下去，直到不了了之。這是很危險的，這樣做很可能斷送了你未來的藍圖，斷送了你的前途。
第三象限：緊急但不重要的事情
細想一下，這樣的情形經常發生在我們的生活中。在你正常的生活節律中，忽然出現了不和諧的音符，比如本來你在安靜地讀書，或者已經休息，為來日緊張的工作儲備充足的精力，但此時一個不期而至的電話響起，那是朋友盛情的邀請，於是，你很無奈地去應酬，喝得頭昏腦漲，忘卻了一切，身體、家庭，還有來日緊張的工作。這樣一來，就會造成該做的事情不能圓滿完成，而不該做的事情卻占用了你寶貴的時間和精力。
這些事情，應該歸入優先事項中，這就要求你要像我們在前文中講過的那樣，學會正確安排事情的次序，避免把第三象限中的事情錯誤地歸入第一象限。
第四象限：既不緊急也不重要的事情這一象限中的事情可做可不做，它們或許可以調劑生活，但是卻不值得你沉迷其中，占用大量時間和精力。例如，晚飯後，你習慣地蜷縮在沙發上翻著電視頻道，翻來覆去，似乎沒有你喜歡的節目，但又無所事事。你忽然覺得這樣耽誤了很多寶貴的時間，不如做點有意義的事情，比如靜下心來讀本書，哪怕做些簡單的家務，和孩子聊聊天，玩玩遊戲，但又習慣地每日重複著同樣的動作，時間就是這樣被一天天地蠶食掉的。
關於這四個象限，你可以更直觀地用一個坐標來表示。
觀察一下你的時間和精力都處於哪個象限。如果是a點，就表示你忙亂的程度，它意味著你耗損的精力很大，即便如此，還是會有很多相似的情形向你壓來。長此以往，窮於應付的你將筋疲力盡，最終再也無法應對。
如果是c點，表示你認為許多緊急的事情需要盡快處理。但它們也許並不重要，僅僅因為這些事情是由別人來發起的，而你隻是被動地被人家操縱。
而d點會告訴你你所做的一切都毫無意義，既無效率，也無效能，除了白白浪費你的時間和精力，沒有任何回報。而從另一個角度講，你還是個不能自控的人。
現在隻有b點了。有些事情並不緊急，但卻與我們的道德品質、生活習性和質量、教育程度以及工作業績息息相關。如何對待這些看似不很急的事情，關係著我們是否事業成功、生活幸福。明確了這一點，你就會有計劃地修養身心，安排好生活，關注好身體，永遠保持最佳狀態。這樣看來，選擇b點才是正確的。
在生活和工作中，處於a點的人很多，他們很忙碌、很敬業、很勤奮，然而卻效率低下。何以如此？就是因為他們把時間和精力都用在所謂緊急的事情上，而那些所謂緊急的事情永遠也沒個完結，永遠需要人窮於應對，而真正用在d點上的時間和精力則不足。這就是現狀。根據四象限法則，我們可以做個總結：重要但不緊急的事情是最重要的事情，你應該在這些事情上分配更多的時間和精力。因為很多重要又緊急的事情都是由重要但不緊急的事情轉化而來的，所以，越早處理重要但不緊急的事情，就能夠越早避免發生更多忙亂的情況。例如，在公司事務中，有一項“預防措施”就屬於重要但不緊急的事情，對一家公司來說，遇到突發事件是再正常不過的事情，最重要的是提前製訂預防措施，這是評判公司管理水平的重要標準。
在比利時，曾經有30多個孩子因為喝了有問題的可口可樂而生病住院。可口可樂公司根據此前製訂的預防措施，立即由副總裁親自前往比利時，向比利時全國宣布，凡是購買了可口可樂的消費者，都可以用小瓶可口可樂無償換取大瓶可口可樂，這一舉措很快平息了此次事件。可口可樂公司的預防措施在關鍵時刻拯救了整個公司。
很明顯，該購物中心的員工此前隻顧忙於做緊急而瑣碎的事情，而忽略了最重要的事情。
從理性的角度講，做要事和做急事之間正確的選擇應當是前者，但在實際工作和生活中，人們常常容易偏離這個原則。但要想成功做好一件事，做好工作，這個原則必須遵守，這就要求在每項工作開始前，首先明確當前最重要的事是什麽，應當將精力重點放在哪裏。隻有分清主次，才能有效地開展工作，具體地說要注意以下幾點：
1.明確自己長遠的目標
在工作中，每個人都擔負著一定的責任，有的責任大些，有的看似小些，有的工作很顯赫，有的很平凡，但無論怎樣，這都是當下的情形。我們的目光不要僅僅盯在當下，而是要著眼長遠，那就是我們的將來是什麽樣子，未來的藍圖是什麽樣子。這個長遠目標一旦確立，我們就要拋棄一切與之無關的東西，朝著既定的目標努力。
2.現在我要做什麽
事情有緩急之分，還有需要與否之分，這些都要明確。我的任務是什麽，哪些必須做，哪些必須由你來做，這也是要明確的。必須做的事情，不一定要由你親自來做，你可以交代給別人做，你負責監督即可。
3.什麽樣的事情給我的回報最高
人的精力是有限的，應該把有限的精力投入到對自己回報最高的事情上。所謂回報最高，就是高人一等之處。帕累托定律告訴我們什麽才是最具戰略性的眼光，就是把80%的時間和精力用在最高回報的事情上，餘下的時間和精力放在其他事情上。
4.要明確做哪些事情能給自己以滿足感人們一般會認為最高回報的事情所帶來的滿足感自然也最大，但事實是並非所有的事情都如此。不管你是什麽人，社會地位如何，都需要通過做事使自己得到滿足和愉悅，隻有這樣，生活才是充實的，生命才是充滿活力和情趣的。
明確這四個方麵的問題，並使之兌現於我們的工作和生活中，才不至於在紛繁的生活和工作中窮於應對，才能讓自己真正獲得工作的成功和生活的樂趣。
時間管理的“四象限法則”
我們每天麵對的事物紛繁雜陳，對這些事物如果做一番歸類，就大致可以劃分為四個象限，通過這樣的歸類，複雜的事物就會變得清晰起來。
第一象限：重要且緊急的事情
“緊急”意味著需要立即著手去做，“重要”則意味著對個人或團隊有著重大影響。這一象限會涉及很多事情，例如公司會議急需的報告、客戶打來的投訴電話、明天就到期的信用卡賬單、家人突然出了意外事故等。這些事情又緊急又重要，你必須立即放下其他所有事情，把全部精力投入到這些事情中。如果你一再拖延，隻會讓事情變得越來越急，最終讓你陷入被動和焦慮。
對你來說，這是最重要的環節，一定要緊緊抓住，因為它關係到你目標的實現，和你的生活密切相關。與其他事情相比，你都要做優先的考慮和實施。這個問題解決了，其他事情才能順利進行。
第二象限：重要但不緊急的事情
這一象限中的事情雖然不如第一象限那麽緊急，但是它關係到個人的長期發展。它涉及你的理想、學習計劃、職業規劃等，例如學習一項技能、培養一種習慣、進行形象管理、閱讀幾本書籍等。這些事情對你的人生意義重大，但是你通常都會給它們安排充足的時間，因此你可以在一定時間內進行變通。然而，倘若你每天隻追趕瑣碎而不重要的事情，那麽就會因沒有精力而一再拖延這些重要的事情，到了某一時刻，這些事情就被迫從第二象限轉入第一象限，讓你措手不及，壓力劇增。
如何對待雖然重要卻並不急迫的事情，這是對我們的一個考量，反映了一個人對人生、工作目標和進程的判斷能力。許多人對此是有所認識的，但僅僅因為“不緊急”，因而有所放鬆警覺，比如那些關於道德品質的培養、身心健康的關注、情感意誌的陶冶等，這些看起來不著急，就一天天地拖了下去，直到不了了之。這是很危險的，這樣做很可能斷送了你未來的藍圖，斷送了你的前途。
第三象限：緊急但不重要的事情
細想一下，這樣的情形經常發生在我們的生活中。在你正常的生活節律中，忽然出現了不和諧的音符，比如本來你在安靜地讀書，或者已經休息，為來日緊張的工作儲備充足的精力，但此時一個不期而至的電話響起，那是朋友盛情的邀請，於是，你很無奈地去應酬，喝得頭昏腦漲，忘卻了一切，身體、家庭，還有來日緊張的工作。這樣一來，就會造成該做的事情不能圓滿完成，而不該做的事情卻占用了你寶貴的時間和精力。
這些事情，應該歸入優先事項中，這就要求你要像我們在前文中講過的那樣，學會正確安排事情的次序，避免把第三象限中的事情錯誤地歸入第一象限。
第四象限：既不緊急也不重要的事情這一象限中的事情可做可不做，它們或許可以調劑生活，但是卻不值得你沉迷其中，占用大量時間和精力。例如，晚飯後，你習慣地蜷縮在沙發上翻著電視頻道，翻來覆去，似乎沒有你喜歡的節目，但又無所事事。你忽然覺得這樣耽誤了很多寶貴的時間，不如做點有意義的事情，比如靜下心來讀本書，哪怕做些簡單的家務，和孩子聊聊天，玩玩遊戲，但又習慣地每日重複著同樣的動作，時間就是這樣被一天天地蠶食掉的。
關於這四個象限，你可以更直觀地用一個坐標來表示。
觀察一下你的時間和精力都處於哪個象限。如果是a點，就表示你忙亂的程度，它意味著你耗損的精力很大，即便如此，還是會有很多相似的情形向你壓來。長此以往，窮於應付的你將筋疲力盡，最終再也無法應對。
如果是c點，表示你認為許多緊急的事情需要盡快處理。但它們也許並不重要，僅僅因為這些事情是由別人來發起的，而你隻是被動地被人家操縱。
而d點會告訴你你所做的一切都毫無意義，既無效率，也無效能，除了白白浪費你的時間和精力，沒有任何回報。而從另一個角度講，你還是個不能自控的人。
現在隻有b點了。有些事情並不緊急，但卻與我們的道德品質、生活習性和質量、教育程度以及工作業績息息相關。如何對待這些看似不很急的事情，關係著我們是否事業成功、生活幸福。明確了這一點，你就會有計劃地修養身心，安排好生活，關注好身體，永遠保持最佳狀態。這樣看來，選擇b點才是正確的。
在生活和工作中，處於a點的人很多，他們很忙碌、很敬業、很勤奮，然而卻效率低下。何以如此？就是因為他們把時間和精力都用在所謂緊急的事情上，而那些所謂緊急的事情永遠也沒個完結，永遠需要人窮於應對，而真正用在d點上的時間和精力則不足。這就是現狀。根據四象限法則，我們可以做個總結：重要但不緊急的事情是最重要的事情，你應該在這些事情上分配更多的時間和精力。因為很多重要又緊急的事情都是由重要但不緊急的事情轉化而來的，所以，越早處理重要但不緊急的事情，就能夠越早避免發生更多忙亂的情況。例如，在公司事務中，有一項“預防措施”就屬於重要但不緊急的事情，對一家公司來說，遇到突發事件是再正常不過的事情，最重要的是提前製訂預防措施，這是評判公司管理水平的重要標準。
在比利時，曾經有30多個孩子因為喝了有問題的可口可樂而生病住院。可口可樂公司根據此前製訂的預防措施，立即由副總裁親自前往比利時，向比利時全國宣布，凡是購買了可口可樂的消費者，都可以用小瓶可口可樂無償換取大瓶可口可樂，這一舉措很快平息了此次事件。可口可樂公司的預防措施在關鍵時刻拯救了整個公司。