製訂圖表讓我們可以更直觀、更科學地安排工作時間。在麥肯錫,這一方法的意義得到了延伸,不僅限於時間管理,麥肯錫人善於用圖表來展示信息,並且以此作為基本手段與客戶溝通,這使得溝通合作更加簡潔高效。


    麥肯錫前顧問埃森·拉塞爾在剛入職時,得到了一盒繪圖鉛筆、一塊橡皮和一套塑料繪圖板,這些都是繪製圖表必備的工具。當時已經是1989年,人們早已開始用計算機製表和畫圖,但麥肯錫依然保留著這種古老的手段,這讓埃森有些吃驚。然而,在此後的工作中,他發現繪圖板能夠簡化圖表,讓信息更清晰,這是計算機製出的花哨圖表所不可比擬的。


    麥肯錫公司認為,圖表作為傳達信息的手段,越清晰、越容易理解就越好,所以,麥肯錫人隻印製黑白圖表,除非必需,他們也從來不使用三維圖形,這兩項原則都是從視覺方麵來考慮的,他們認為,傳遞信息的媒介不應該比信息本身更吸引注意力。而色彩和三維圖形都是容易分散注意力且具有一定欺騙性的。圖表越複雜,傳遞信息的效果也就越差,要把圖表當作傳遞信息的手段,而非藝術品。


    而且,他們還有一項重要原則,那就是每張圖表隻傳達一種信息。或許圖表要反映複雜的信息,傳達多種觀點或看法,此時,製圖人員就要選擇從哪一點進行傳達。麥肯錫人通常會從圖表的標題開始這項工作。用簡單的句子作為標題,清楚地表達出圖表的重點。用底紋、爆炸型的扇形區域或是箭頭來突出圖表中的無聲信息。如果一張圖表包含了多種觀點,那麽就把每一種觀點複製到新的標題下,並且突出相關信息。


    此外,麥肯錫人會在圖表的左下角標注資料來源,這項內容非常重要,因為閱讀圖表的人經常希望得知信息來源,而且製表人或其他人員在將來查閱這些圖表時,也可以方便地追根溯源。


    當然,與客戶進行溝通時,圖表的使用也要適可而止,不可濫用圖表,否則會引起客戶的厭倦。你隻需在必要的時候借助圖表來表達觀點,因為客戶往往沒有耐心閱讀大量的文字。


    20世紀90年代以來,隨著時代的發展和技術的進步,麥肯錫公司也開始使用計算機軟件進行製圖,偶爾也會使用一些顏色進行標注,但簡單直接始終是麥肯錫公司製作圖表的重要原則。

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