第六十一章 會務接待
人生需要經曆一次跳槽 作者：佘思存 投票推薦 加入書簽 留言反饋
我正在整理名冊，突然聽到一個火急火燎的腳步聲，往我辦公室跑來，不一會兒，隻見小江站在門口，上氣不接下氣地說，顧主任，我們部門今天有好幾個人休假，公司突然有三個重要接待，我和梁副主任兩個人忙不過來，想請你幫幫忙。
我很果斷地答應了，畢竟接待這種事，就像救場一樣，耽誤不得，於是問她，對方是什麽客人，有幾個人，需要我做什麽。
她解釋道，隻需要在會議開始前，幫忙沏茶就行，並且表示在客人到來10分鍾之前會告知我。
看到她匆匆忙忙離去的背影，讓我想起那些在天捷負責接待的日子。
記得有一回，辦公室其他人，都被派出去了，要麽外帶公章，要麽去子公司檢查行政後勤方麵的工作，辦公室隻剩我和何董事長的秘書。
這時候，董事長的秘書突然通知我，有兩個非常重要的接待，一撥是總經理的客人，一撥是董事長的客人，分別安排在不同的會議室，董事長的在15樓，總經理的在16樓。
本來我和秘書計劃著，一人負責一樓，但是董事長又突然安排秘書去機場接機，於是所有準備工作都落在了我的頭上。
我當時雖然緊張，但也算是臨危不亂，那時候已經對每個會議室的設備了如指掌，不費吹灰之力就能準備好，以應對播放宣傳片和文檔的需要，並且以最快的速度打好客人的座位牌，按照職務布置好座次，然後就是燒開水，為沏茶做準備，一切都有條不紊地進行，時不時在樓下樓上穿插，及時查漏補缺。
那時候也想過要找人幫忙，但是以天捷人的性格，不是自己分內的工作，多半都會推三阻四，我有那個溝通協調的時間，自己早就把相關工作做好了。雖然累一點，但是隻要完成任務了，也就算值得了。
大約半小時以後，秘書帶著董事長的客人來到15樓會議室，秘書過來說，辛苦了，這邊我負責，你去16樓吧，於是我在給大家倒完水以後，又馬不停蹄地去到16樓，這時候，總經理已經到了會場，提前等待客人，他見會議室沒有一個服務人員，正要打電話質問文主任，看到我，就又掛斷了電話。
總經理對我一陣責怪，為什麽這個時候才來，客人先來了怎麽辦，一個招呼的人都沒有，再看窗戶也沒有關，外麵車流聲音那麽大，待會兒開會怎麽聽得清……
我知道總經理正在氣頭上，平時他是最喜歡開著窗開會的，因為會場有人吸煙，需要空氣流通，但這時候最重要的不是解釋，也不是表達委屈，而是行動，我趕緊關上窗戶，並且再檢查一遍設備的運行情況，然後站在電梯口，等待客人的到來。
其實，辦公室的同事經常會覺得，一天到晚跳上跳下，忙忙碌碌，但是真到了年底寫工作總結的時候，卻寫不出幾句話，因為很多工作根本無法量化，也就無法體現在紙上，除了印發公文數量、派公務用車次數、用印次數、承辦會議次數、檔案整理卷冊、機票訂購情況、辦公用品采購數量及金額等可以進行量化以外，其它很大一部分工作是說不出個子醜寅卯的，所以長期以來的體驗讓我明白，行政工作，很難出彩，但是卻不能出錯，一旦有丁點錯誤，都能被領導知曉，而且無法補救，很多需要瞬時完成的工作，過去了就沒有重來的機會。
這麽久以來，這個行業教給我的最重要的一課就是，不要害怕犯錯，因為世人都會犯錯，尤其是接待方麵，永遠都沒有完美的接待方案，也沒有完美的接待行動，一切隻要盡心盡力就好，而且沒必要爭搶功勞，因為整個部門在領導眼裏就隻是服務部門，沒有功勞，也沒有苦勞的說法，不爭不搶，好好工作這才是最重要的。
我能理解梁副經理和小江的窘迫，也能理解她們的需求，所以願意配合，而且比起整理會議記錄，這個很明顯要簡單多了，瞬時工作，結束了就結束了。
大約一小時後，梁副經理到辦公室找我借充電線，說是有一個在工廠參觀的客戶手機沒電了，雖然當時我正在給手機充電，也有些猶豫，萬一有借無還怎麽辦，畢竟以前遇到過幾次，但最終還是答應了，大局為重。
十分鍾後，我收到小江的信息，於是趕緊跑去會議室，幫忙沏茶。海源是一個很講究的公司，絕不會讓客人的茶杯裏出現茶葉，一切都按照簡易茶藝流程走一遍，先把茶葉放在有過濾網的茶壺裏，然後把茶水倒入一個大號公道杯，最後才將茶水分別倒入茶杯裏，隻有茶水，沒有茶葉，這一點，要比很多公司做得好。
幫忙把茶水送到每位客人的桌子上，我就可以離開了，接下來的事情由小江負責，而梁副主任，正坐在電腦前，隨時待命，準備播放公司宣傳片。
我回到辦公室，繼續整理相關資料，並準備將資料移交給檔案室。
到了下班的時候，接待工作依然沒有結束，我突然想起充電線，看來這回又要不回來了，我甚至都打算趕緊在網上買一根，如今的手機，沒有充電線在手是萬萬不行的。但是考慮到家裏還有一根，心想，將就著用吧，5g手機都要出來了，我買這麽多4g手機的充電線有什麽用？於是，這事就這麽很平緩地過去了。
讓我沒想到的是，我停好車，等電梯的時候，發現晚上7點過3分的時候，梁副主任發來一條信息，她說，數據線被人拿走了，今天就請我再堅持一下，她一定會讓送機的駕駛員把充電線要回來，要不然，辦公室以後再找人借東西就難了。
也就因為這件事，我對她的印象大為改觀，發現她的確是一個難得的辦公室人員，細節見人品，能在這件事上如此上心，證明在其它方麵會更加負責。
海源的辦公室，同事之間多數時候是一種團結互助的狀態，當有接待工作，所有人都能派上用場，所有人都能獨當一麵，這是我在天捷時最想看到的局麵，但是，從來都沒有出現過，每個人都有小九九，每個人都有私心，生怕多做一點事，遇到接待，也是能躲則躲，畢竟這是費力卻不討好的活，經常被領導看在眼裏，稍有不慎，就會被罵，所以，在天捷辦公室，從來都沒有出現過互相協作，共同完成接待工作的時候。
不知道我走以後，在協作接待這件事上，天捷辦公室有沒有改觀。
我很果斷地答應了，畢竟接待這種事，就像救場一樣，耽誤不得，於是問她，對方是什麽客人，有幾個人，需要我做什麽。
她解釋道，隻需要在會議開始前，幫忙沏茶就行，並且表示在客人到來10分鍾之前會告知我。
看到她匆匆忙忙離去的背影，讓我想起那些在天捷負責接待的日子。
記得有一回，辦公室其他人，都被派出去了，要麽外帶公章，要麽去子公司檢查行政後勤方麵的工作，辦公室隻剩我和何董事長的秘書。
這時候，董事長的秘書突然通知我，有兩個非常重要的接待，一撥是總經理的客人，一撥是董事長的客人，分別安排在不同的會議室，董事長的在15樓，總經理的在16樓。
本來我和秘書計劃著，一人負責一樓，但是董事長又突然安排秘書去機場接機，於是所有準備工作都落在了我的頭上。
我當時雖然緊張，但也算是臨危不亂，那時候已經對每個會議室的設備了如指掌，不費吹灰之力就能準備好，以應對播放宣傳片和文檔的需要，並且以最快的速度打好客人的座位牌，按照職務布置好座次，然後就是燒開水，為沏茶做準備，一切都有條不紊地進行，時不時在樓下樓上穿插，及時查漏補缺。
那時候也想過要找人幫忙，但是以天捷人的性格，不是自己分內的工作，多半都會推三阻四，我有那個溝通協調的時間，自己早就把相關工作做好了。雖然累一點，但是隻要完成任務了，也就算值得了。
大約半小時以後，秘書帶著董事長的客人來到15樓會議室，秘書過來說，辛苦了，這邊我負責，你去16樓吧，於是我在給大家倒完水以後，又馬不停蹄地去到16樓，這時候，總經理已經到了會場，提前等待客人，他見會議室沒有一個服務人員，正要打電話質問文主任，看到我，就又掛斷了電話。
總經理對我一陣責怪，為什麽這個時候才來，客人先來了怎麽辦，一個招呼的人都沒有，再看窗戶也沒有關，外麵車流聲音那麽大，待會兒開會怎麽聽得清……
我知道總經理正在氣頭上，平時他是最喜歡開著窗開會的，因為會場有人吸煙，需要空氣流通，但這時候最重要的不是解釋，也不是表達委屈，而是行動，我趕緊關上窗戶，並且再檢查一遍設備的運行情況，然後站在電梯口，等待客人的到來。
其實，辦公室的同事經常會覺得，一天到晚跳上跳下，忙忙碌碌，但是真到了年底寫工作總結的時候，卻寫不出幾句話，因為很多工作根本無法量化，也就無法體現在紙上，除了印發公文數量、派公務用車次數、用印次數、承辦會議次數、檔案整理卷冊、機票訂購情況、辦公用品采購數量及金額等可以進行量化以外，其它很大一部分工作是說不出個子醜寅卯的，所以長期以來的體驗讓我明白，行政工作，很難出彩，但是卻不能出錯，一旦有丁點錯誤，都能被領導知曉，而且無法補救，很多需要瞬時完成的工作，過去了就沒有重來的機會。
這麽久以來，這個行業教給我的最重要的一課就是，不要害怕犯錯，因為世人都會犯錯，尤其是接待方麵，永遠都沒有完美的接待方案，也沒有完美的接待行動，一切隻要盡心盡力就好，而且沒必要爭搶功勞，因為整個部門在領導眼裏就隻是服務部門，沒有功勞，也沒有苦勞的說法，不爭不搶，好好工作這才是最重要的。
我能理解梁副經理和小江的窘迫，也能理解她們的需求，所以願意配合，而且比起整理會議記錄，這個很明顯要簡單多了，瞬時工作，結束了就結束了。
大約一小時後，梁副經理到辦公室找我借充電線，說是有一個在工廠參觀的客戶手機沒電了，雖然當時我正在給手機充電，也有些猶豫，萬一有借無還怎麽辦，畢竟以前遇到過幾次，但最終還是答應了，大局為重。
十分鍾後，我收到小江的信息，於是趕緊跑去會議室，幫忙沏茶。海源是一個很講究的公司，絕不會讓客人的茶杯裏出現茶葉，一切都按照簡易茶藝流程走一遍，先把茶葉放在有過濾網的茶壺裏，然後把茶水倒入一個大號公道杯，最後才將茶水分別倒入茶杯裏，隻有茶水，沒有茶葉，這一點，要比很多公司做得好。
幫忙把茶水送到每位客人的桌子上，我就可以離開了，接下來的事情由小江負責，而梁副主任，正坐在電腦前，隨時待命，準備播放公司宣傳片。
我回到辦公室，繼續整理相關資料，並準備將資料移交給檔案室。
到了下班的時候，接待工作依然沒有結束，我突然想起充電線，看來這回又要不回來了，我甚至都打算趕緊在網上買一根，如今的手機，沒有充電線在手是萬萬不行的。但是考慮到家裏還有一根，心想，將就著用吧，5g手機都要出來了，我買這麽多4g手機的充電線有什麽用？於是，這事就這麽很平緩地過去了。
讓我沒想到的是，我停好車，等電梯的時候，發現晚上7點過3分的時候，梁副主任發來一條信息，她說，數據線被人拿走了，今天就請我再堅持一下，她一定會讓送機的駕駛員把充電線要回來，要不然，辦公室以後再找人借東西就難了。
也就因為這件事，我對她的印象大為改觀，發現她的確是一個難得的辦公室人員，細節見人品，能在這件事上如此上心，證明在其它方麵會更加負責。
海源的辦公室，同事之間多數時候是一種團結互助的狀態，當有接待工作，所有人都能派上用場，所有人都能獨當一麵，這是我在天捷時最想看到的局麵，但是，從來都沒有出現過，每個人都有小九九，每個人都有私心，生怕多做一點事，遇到接待，也是能躲則躲，畢竟這是費力卻不討好的活，經常被領導看在眼裏，稍有不慎，就會被罵，所以，在天捷辦公室，從來都沒有出現過互相協作，共同完成接待工作的時候。
不知道我走以後，在協作接待這件事上，天捷辦公室有沒有改觀。